כתיבה טכנית ומערכת אחזקה

כתיבה טכנית ומערכת אחזקה

אחזקתיות, תחזוקתיות ואחזקה – אלו אינם שלושה ניסוחים שונים אלא שלושה מונחים שונים, האם תוכל להגדיר תבחינים לכל אחד? מונחים אלו מבטאים היבטים שונים של מערכת אחזקה המיושמת לצורך שמירה והחזרה לכשירות של מערכת (או רכיב).
תהליך הכתיבה מחייב להבין מהי מערכת אחזקה וכיצד היא מתוכננת ומיושמת בנשוא הכתיבה, פנייה לתוצרים המאפיינים מערכת אחזקה (טבלת MAC לדוגמא) מקצרת ומייעלת את תהליכי הכתיבה ומשתלבת באופן הדוק עם ניתוח העיסוקים הנדרש. עבור כתב טכני מנוסה – זהו אחד הכלים החשובים ביותר בהם נעשה שימוש. על טבלאות MAC וניתוח עיסוקים נעסוק בהרחבה במאמר אחר, כעת ניגש לבסיס – נגדיר את המונחים ונקשור אותם לכדי הבנה מהי מערכת אחזקה.

מערכת אחזקה (Maintenance System)

מערכת אחזקה נועדה להאריך את מצבה התפקודי של מערכת (או רכיב) על ידי כך שהיא מונעת היווצרותן של תקלות, וכאשר מופיעות – מונעת אסקלציה / החמרה של הבעיה. מערכת אחזקה מתוכננת במקביל לתכנון אמינות המערכת. מערכת אחזקה אפקטיבית מורכבת ממטלות אחזקה אשר בנויות מ– תהליך, מדדי הצלחה, בחינה. מערכת אחזקה אפקטיבית מאפשרת להקטין את מרכיב התמיכה האחזקתית ועומק המדף עבור הלקוח.
למערכת אחזקה היבטים שונים, ביניהם גם אחזקתיות, תחזוקתיות ואחזקה:

אחזקתיות (Maintainability)

אחזקתיות הינה ההסתברות שבה מערכת תקולה או רכיב תקול מוחזרים לכשירות במסגרת זמן מסוימת, על ידי ביצוע מטלות ופרקטיקה המוגדרים לביצוע. או בקיצור – הקלות שבה ניתן להחזיר מערכת או מכלול תקול לכשירות (ע"פ MIL-STD-721B). אחזקתיות מוגדרת בעזרת שני מרכיבים:
א. שמישות (Serviceability) – המייצג את היכולת לבצע מטלות בדיקה שגרתיות ומטלות אחזקה שגרתיות.
ב. תחזוקתיות (Reparability) – המייצג את היכולת להחזיר לכשירות מערכת או מכלול תקול לאחר שהתגלתה בו תקלה.

כלומר, אחזקתיות הינה היעילות של מערכת אחזקה הנמדדת כזמן הנדרש להחזרה לכשירות של מערכת (או רכיב) כפועל יוצא של היבטי שמישות ותחזוקתיות.

אחזקה (Maintenance)

אחזקה הינה הפעולות הנדרשות לבצע עבור מערכת או מכלול על מנת לשמר ככול הניתן ולאורך הזמן הארוך ביותר את המצב ההתחלתי של המערכת / מכלול, על ידי מתן מענה לבלאי, שחיקה והתבלות של המוצר (בין אם כתוצאה משימוש או בין אם כתוצאה מבלאי טבעי).
מענה אחזקתי בא לידי ביטוי במטלות אחזקה שונות אשר שילוון נועד לתמוך בהיבטי אחזקה שונים של המערכת / מכלול – אחזקה מונעת, יזומה, מתקנת.
מטלות האחזקה מחולקות לשתי קטגוריות בדרך כלל – מתוכננת או לא מתוכננת. אחזקה מתוכננת יכולה להיות מונעת (Preventive) או מתקנת (Corrective), בעוד שאחזקה שאינה מתוכננת הינה בדרך כלל אחזקה מתקנת בעת מצב של תקלה או צורך הנובע מכשל מסוים (Condition Based).

תגובות? הערות? בקשות מיוחדות? נשמח לענות ולספק מידע

מיכאל
תחום תיעוד והדרכה
גלילי בע”מ

תיעוד טכני | כתיבה טכנית – שפה וויזואלית ייחודית

תיעוד טכני | כתיבה טכנית – שפה וויזואלית ייחודית

משך הזמן, הקשב והנכונות שלנו לקריאה והעמקה במידע ובתכנים לצורך למידה או ביצוע פעילויות מסוימות, הולך ומתקצר. תופעה זו באה לידי ביטוי במחקרים שונים – אנו קוראים פחות ומחפשים את הדרך המהירה ביותר לדלות את המידע שחיפשנו. במאמר זה נאיר תחום התמחות ספיציפית בתיעוד הטכני – העברה לייצור, שכבר הושפע והשתנה מהותית ונציג את הפיתרון הייחודי שלנו – VOP. לא נעמוד כעת על המשמעויות הנגזרות מכך בתחום התיעוד ופיתוח ההדרכה בכלליותו, בעולם בו הזמן המוקדש לקריאה הולך ומתקצר ייבחנו במאמר אחר.

מידע וויזואלי לעומת טקסטואלי 

מחקרים שונים מצביעים כי מהירות התפיסה וההבנה במוח של תהליכים, אירועים או מצבים שונים נעשית פי כמה מהר יותר כאשר היא נעשית על ידי צפייה או באמצעי ויזואלי אחר הממחיש את התהליך, לעומת קריאה ועיבוד של חומר כתוב או הרצאה והסברים בע”פ.

בחנו את עצמכם, האם אינטואיטיבית תגשו לקרוא הנחיות ביצוע מסוימות או קודם כל תבחנו את התמונה / איור המוצג ותנסו להבין מהו הביצוע המתואר?

כאשר אנו נדרשים לעקוב אחר הנחיות ביצוע או מידע כלשהו, חיפוש המידע נעשה קודם כל וויזואלי ורק אם לא מתקבל המידע הנדרש, אנו מתחילים תהליך של חיפוש מידע טקסטואלי. אם נתמקד בתיעוד של תהליכי אחזקה, נראה מגמה שבה היקף המידע הטקסטואלי הנדרש לצורך ביצוע מטלות אחזקה הולך ומצטמצם. מספרים של מאות עד אלפי עמודים אנו מוצאים כיום ספרים של כמה מאות בודדות, כאשר המידע מתמקד יותר ויותר במרכיבי הביצוע הטהורים, בליבת הפעילות הנדרשת. דוגמאות לכך יש רבות כיום, החל מהנחיות האחזקה במוצרי איקאה ועד להנחיות הרכבה ותהליכי אחזקה עמוקים ומסובכים של מערכות וטכנולוגיות מורכבות, שאנו בין היתר עוסקים בפיתוחם.

מניתוח הפעיליות הנדרשות לביצוע, פיתחנו שפה חדשה – שפה וויזואלית הנשענת על הנחיות ביצוע חזותיות במקום טקסטואליות. שפה אינטואיטיבית וקלה להבנה, ללא עקומת למידה משמעותית והכי חשוב – שפה אשר הוכחה כגורם משמעותי בהפחתת טעויות ביצוע וצמצום בלאי הנובעים מביצוע מטלות לקוי על ידי העובד.

העברה לייצור וקווי הרכבה מודרניים

רצפת הייצור המודרנית וקווי ההרכבה בתעשיות השונות התפתחו עם השנים ויישמו טכנולוגיות חדשות וטכניקות עבודה על מנת לשפר את היעילות הכוללת של תהליכי הייצור וההרכבה.

רצפת הייצור וקווי ההרכבה המודרניים מתוכננים לשיפור איכות המוצר וקצב ייצורו ולצמצום הוצאות הייצור דרך הפחתה של בלאי, עיבוד מחדש וייצור מחדש כתוצאה מפגמים ותקלות בזמן הייצור וההרכבה. יחד עם זאת, בזמן שהתמקדו בשיפור הטכנולוגיות של קווי הייצור וההרכבה, נזנחו בצד מספר סוגיות הקשורות להעברת הידע לייצור ולא קיבלו התייחסות מתאימה:

1. סטנדרטיזציה של תהליכי הייצור וההרכבה
2. הכנה לייצור בשיטת Turn-key
3. הפחתה של משך ההכשרה הנדרש בעת קליטת עובדים חדשים

על מנת לתת מענה לבעיות אלו וכצורך נגזר מבעיית חוסר הפניות של העובד לקריאה של תוצרי תיעוד בקווי הייצור וההרכבה, פיתחנו שיטת תיעוד חדשה הנקראת Visual Oriented Procedure, או בקיצור VOP. בעזרת שיטה זו, אנו מתעדים תהליכים שונים, בין אם מבוצעים בקווי הייצור, בקווי ההרכבה או כאחזקה יזומה של הסרות והתקנות ופירוקים והרכבות.

שיטת ה- VOP

VOP הינה שפה ויזואלית, קלה, חכמה ואינטואיטיבית אשר מסוגלת לבאר ולהסביר פעולות מורכבות בצורה מדויקת ומהירה. שפה זו מחליפה את שפת הכתיבה הסטנדרטית ומאפשרת לתאר את הפעולה או המטלה אותה העובד נדרש לבצע באופן ויזואלי ומהיר ליישום.

VOP2

על ידי שימוש בשפה ויזואלית, פעולות מורכבות מאוירות ומודגמות באייקונים ברורים וקלים להבנה הממחישים את התהליך הנדרש. באופן זה, אנו מצליחים לתת מענה להיבטים הבעייתיים שסקרנו:

1. סטנדרטיזציה של תהליכי ייצור והרכבה – תהליכים מוצגים בשפה אוניברסאלית אחת, ייחודית, ברורה, קלה להבנה וסטנדרטית.
2. העברה ל- Turn-key – נתקלת בבעיה לתרגם מעברית לאנגלית? לרוסית? ומה עם סינית? על ידי שימוש בשפה הויזואלית כל הידע המקצועי, המומחיות והכישורים הנדרשים מתועדים בשפה אוניברסאלית אחת. תשכחו מלוקליזציה של ידע!
3. צמצום משך הכשרה של עובד חדש – מידע המועבר באופן ויזואלי קל יותר להבנה ולאימוץ – זה בטבע שלנו. זה באמת קל יותר לעקוב אחר איורים פשוטים מאשר לקרוא ולהבין משפטים ארוכים ומורכבים המתארים את אותה פעולה בדיוק..

VOP1

תגובות? הערות? בקשות מיוחדות? נשמח לענות ולספק מידע.

מיכאל
תחום תיעוד והדרכה
גלילי בע”מ

מהי כתיבה טכנית

מהי כתיבה טכנית

מהי כתיבה טכנית?
כתיבה טכנית היינה שפת תקשורת טכנית המשמשת לצורך יצירתם של מסמכים ברורים וקלים לקריאה בתחומי ידע והתמחויות שונים למעשה, כתיבה טכנית היינה יישום של אוסף חוקים בכתיבה ודרכי התבטאות, המבארים מידע וידע בצורה קלה, ברורה ופשוטה, על מנת להקל על הקורא בתהליך הבניית הידע המבוקש.

הגדרה מקצועית

כתיבה טכנית מוגדרת כאשר:
א. מבוצעת בתחום ידע טכני התמחותי מקצועי – כגון מחשבים, חומרה, תוכנה, מערכות טכנולוגיות וכדומה כשמטרת הכתיבה היא לספק מידע ו/או להעביר ידע נדרש.
ב. מנחה בביצוע מטלה מסוימת או מספקת הסבר מקצועי בתחום התמחות או נושא טכנולוגי.

כולנו כתבים טכניים?

עבור מי שאינו חלק מתחום עיסוק זה, הכתיבה הטכנית עשויה להתפרש כצורת ביטוי וכתיבה גרידא, המובילה בהכרח לתוצר זהה או לכל הפחות לתוצר בעל מאפיינים ואיכויות זהות. כך שאין הבדל של ממש בין זהות חברות וכתבים שונים בתחום זה. האומנם? כמובן שבפועל ההבדלים משמעותיים מאוד ובדרך כלל באים לידי ביטוי בין תוצר אפקטיבי ביחס למטרות הכתיבה, ובין תוצר שבמקרה הטוב מרשים וויזואלית אך כושל במטרתו העיקרית.

גורמים המשפיעים על איכות הכתיבה

הגורמים המשפיעים על איכות הכתיבה הטכנית מתחלקים לשתי משפחות:
א. מאפיינים אישיותיים של הכתב – עבודה עצמאית, תחקור ולמידה בלתי פוסקים של נושאים חדשים, הבניית ידע מהירה וחשיבה מסתעפת, חשיבה יצירתית, יכולת ניסוח והתבטאות עצמית, הבחנה בין עיקר ותפל ועוד..

ב. מיומנויות תיעוד וכתיבה טכנית – עקרונות הבניית הידע אצל הלומד, התאמת הכתיבה והתיעוד לקהל היעד, התאמת המידע למיומנויות הנדרשות, התאמת הכתיבה לתוצרי תיעוד שונים, כתיבה ממאקרו למיקרו שימוש בתבניות, סגנונות, כלי תיעוד ועוד..

 

בחלק מהחברות הנותנות שירותי כתיבה טכניים מועסקים מהנדסים ככתבים טכניים ולעתים עצם היותם בעלי תואר בהנדסה מוצג כיתרון המובהק של החברה.. האם איכותו של הכתב נובעת מתעודת ההשכלה אותה הוא מחזיק? האם מורה טוב, הוא כל מורה אשר סיים לימודי הוראה ומחזיק בתעודת הוראה? כמובן שלא. בחברות אשר מבקשות לבצע את מטלות התיעוד והכתיבה הטכנית באופן עצמאי / פנימי, האחריות לנושא נופלת על המהנדס או המתכנן של המוצר וברוב המקרים התוצר אינו עומד בסטנדרטים בסיסיים של כתיבה, לא כל שכן בהשגת מטרות הכתיבה עצמה. כתב טכני יכול בהחלט להגיע מתחום ההנדסה, אך אין זה הכרח ואין זה להעיד על איכותו ככתב והצלחתו בנושא.

בחברות תיעוד וכתיבה טכנית מוצלחות, התיעוד נעשה על ידי כתבים טכניים בעלי רקע טכני וניסיון בתחום הידע עליו הם כותבים. לאורך ההכשרה הפנימית של הכתב, נרכשות תובנות ומיומנויות כתיבה לכל סוג תוצר תיעוד נדרש, הכתיבה עצמה נעשית לאחר למידה ותחקור מומחי תוכן. למעשה, כתב טכני טוב הוא כתב שיכול לגשר על פערי ידע החסרים לו על ידי תחקור ושאילת השאלות הנכונות את מומחה התוכן. לעתים הופך הכתב הטכני למומחה תוכן בעצמו בתחום ולרוב מפתח העדפה לכתיבה בתחום מסוים ולעתים אף תוצר תיעודי מסוים.

בתחום התיעוד מתרחשת טעות נפוצה בה נעשית הבחנה / הכללה שגויה של המונחים תיעוד טכני וכתיבה טכנית. על ההבדלים בין תיעוד טכני לכתיבה טכנית ארחיב במאר נוסף.

תגובות? הערות? בקשות מיוחדות? נשמח לענות ולספק מידע

מיכאל
תחום תיעוד והדרכה
גלילי בע”מ

ההבדל בין כתיבה טכנית ותיעוד טכני

ההבדל בין כתיבה טכנית ותיעוד טכני

מרבית החברות בארץ בתחום התיעוד והכתיבה הטכנית מסווגות ומגדירות את עצמן כחברות לכתיבה טכנית. האם כל החברות אם כך מציעות את אותן שירותים ומבצעות את אותן פעילויות? התשובה היא לא.

קיימים עוד שני מונחים לפחות בתחום זה, אשר יותר שכיחים בשימוש במדינות מערב אירופה וארה”ב – תיעוד טכני (Technical Documentation) ותקשורת טכנית (Technical Communication).

מדוע אם כך לא נעשית הבחנה מדויקת יותר של תחום העיסוק על ידי החברות? ישנם שני גורמים מרכזיים:
א. תפישה מוטעית של התחום כ “כתיבה טכנית”.
ב. רצון להשתייך להגדרה רווחת, לחשיפה מרבית של לקוחות פוטנציאליים – כלומר, מרבית הלקוחות יחפשו "כתיבה טכנית" בגוגל, ולא "תיעוד טכני".
ג. חוסר יכולת להבחין ולאמוד את ההבדלים המשתמעים לעומת מונחים אחרים המתארים את תחום העיסוק.

כתיבה טכנית

כתיבה טכנית הינה יישום של אוסף חוקים בכתיבה ודרכי התבטאות, המבארים מידע וידע בצורה קלה, ברורה ופשוטה, על מנת להקל על הקורא בתהליך הבניית הידע המבוקש.

כתיבה טכנית הינה שפת תקשורת טכנית המשמשת לצורך יצירתם של מסמכים ברורים וקלים לקריאה בתחומי ידע והתמחויות שונים. למעשה כל הסבר או מידע ייכתב טוב יותר ויהיה נגיש וברור יותר לקורא אם ייכתב על פי הכללים של הכתיבה הטכנית.

תיעוד טכני

לעומת זאת, תיעוד טכני מבקש לתאר את סוג השירות הניתן באופן ממוקד עבור מוצר מסוים, כאשר כתיבה טכנית היא סגנון הכתיבה עליה מתבססים לצורך מענה זה. התיעוד הטכני משמש לצורך העברת הידע הדרוש לצורך תפעול ואחזקה של מוצר / מערכת מסוימת.

אז מהו ההבדל בעצם?

המונח כתיבה טכנית מתאר את סגנון הכתיבה בעוד תיעוד טכני מתאר את השירות וההתמחות הניתנת בהתבסס סגנון הכתיבה הטכנית.
בשנים האחרונות התפתח תחום זה ועקרונות הכתיבה הטכנית החלה להיות מוטמעת גם בתחומי השיווק ונולד המונח תקשורת שיווקית (Marketing Communication) ובקיצור מרקום (MARCOM). ההתפתחויות בתחום זה הובילו בסופו של דבר להכללת כל השירותים הניתנים תחת מונח אב אחד הנקרא תקשורת טכנית (Technical Communication) .

 

בקיצור, מה מקלידים בגוגל?

שינוי המושגים עדיין לא מוטמע ומובהר כראוי בין נותני השירותים בתחום זה, לא כל שכן אצל הלקוחות המחפשים פתרונות ושירותים בתחום זה.

כיום, מרבית החיפושים בגוגל בתחום זה נעשים עבור “כתיבה טכנית” ולא עבור “תיעוד טכני” ואולי זו הסיבה שחברות מסווגות את עצמן בהתאם. חלק מהכתבות והאתרים אשר עוסקים בשאלה זו לעיתים מבקשים לצמצם את ההבדל בין המונחים עד כדי לבטלו כלל.

 

תגובות? הערות? בקשות מיוחדות? נשמח לענות ולספק מידע.

מיכאל
תחום תיעוד והדרכה
גלילי בע”מ