תיעוד טכני | כתיבה טכנית – שפה וויזואלית ייחודית

תיעוד טכני | כתיבה טכנית – שפה וויזואלית ייחודית

משך הזמן, הקשב והנכונות שלנו לקריאה והעמקה במידע ובתכנים לצורך למידה או ביצוע פעילויות מסוימות, הולך ומתקצר. תופעה זו באה לידי ביטוי במחקרים שונים – אנו קוראים פחות ומחפשים את הדרך המהירה ביותר לדלות את המידע שחיפשנו. במאמר זה נאיר תחום התמחות ספיציפית בתיעוד הטכני – העברה לייצור, שכבר הושפע והשתנה מהותית ונציג את הפיתרון הייחודי שלנו – VOP. לא נעמוד כעת על המשמעויות הנגזרות מכך בתחום התיעוד ופיתוח ההדרכה בכלליותו, בעולם בו הזמן המוקדש לקריאה הולך ומתקצר ייבחנו במאמר אחר.

מידע וויזואלי לעומת טקסטואלי 

מחקרים שונים מצביעים כי מהירות התפיסה וההבנה במוח של תהליכים, אירועים או מצבים שונים נעשית פי כמה מהר יותר כאשר היא נעשית על ידי צפייה או באמצעי ויזואלי אחר הממחיש את התהליך, לעומת קריאה ועיבוד של חומר כתוב או הרצאה והסברים בע”פ.

בחנו את עצמכם, האם אינטואיטיבית תגשו לקרוא הנחיות ביצוע מסוימות או קודם כל תבחנו את התמונה / איור המוצג ותנסו להבין מהו הביצוע המתואר?

כאשר אנו נדרשים לעקוב אחר הנחיות ביצוע או מידע כלשהו, חיפוש המידע נעשה קודם כל וויזואלי ורק אם לא מתקבל המידע הנדרש, אנו מתחילים תהליך של חיפוש מידע טקסטואלי. אם נתמקד בתיעוד של תהליכי אחזקה, נראה מגמה שבה היקף המידע הטקסטואלי הנדרש לצורך ביצוע מטלות אחזקה הולך ומצטמצם. מספרים של מאות עד אלפי עמודים אנו מוצאים כיום ספרים של כמה מאות בודדות, כאשר המידע מתמקד יותר ויותר במרכיבי הביצוע הטהורים, בליבת הפעילות הנדרשת. דוגמאות לכך יש רבות כיום, החל מהנחיות האחזקה במוצרי איקאה ועד להנחיות הרכבה ותהליכי אחזקה עמוקים ומסובכים של מערכות וטכנולוגיות מורכבות, שאנו בין היתר עוסקים בפיתוחם.

מניתוח הפעיליות הנדרשות לביצוע, פיתחנו שפה חדשה – שפה וויזואלית הנשענת על הנחיות ביצוע חזותיות במקום טקסטואליות. שפה אינטואיטיבית וקלה להבנה, ללא עקומת למידה משמעותית והכי חשוב – שפה אשר הוכחה כגורם משמעותי בהפחתת טעויות ביצוע וצמצום בלאי הנובעים מביצוע מטלות לקוי על ידי העובד.

העברה לייצור וקווי הרכבה מודרניים

רצפת הייצור המודרנית וקווי ההרכבה בתעשיות השונות התפתחו עם השנים ויישמו טכנולוגיות חדשות וטכניקות עבודה על מנת לשפר את היעילות הכוללת של תהליכי הייצור וההרכבה.

רצפת הייצור וקווי ההרכבה המודרניים מתוכננים לשיפור איכות המוצר וקצב ייצורו ולצמצום הוצאות הייצור דרך הפחתה של בלאי, עיבוד מחדש וייצור מחדש כתוצאה מפגמים ותקלות בזמן הייצור וההרכבה. יחד עם זאת, בזמן שהתמקדו בשיפור הטכנולוגיות של קווי הייצור וההרכבה, נזנחו בצד מספר סוגיות הקשורות להעברת הידע לייצור ולא קיבלו התייחסות מתאימה:

1. סטנדרטיזציה של תהליכי הייצור וההרכבה
2. הכנה לייצור בשיטת Turn-key
3. הפחתה של משך ההכשרה הנדרש בעת קליטת עובדים חדשים

על מנת לתת מענה לבעיות אלו וכצורך נגזר מבעיית חוסר הפניות של העובד לקריאה של תוצרי תיעוד בקווי הייצור וההרכבה, פיתחנו שיטת תיעוד חדשה הנקראת Visual Oriented Procedure, או בקיצור VOP. בעזרת שיטה זו, אנו מתעדים תהליכים שונים, בין אם מבוצעים בקווי הייצור, בקווי ההרכבה או כאחזקה יזומה של הסרות והתקנות ופירוקים והרכבות.

שיטת ה- VOP

VOP הינה שפה ויזואלית, קלה, חכמה ואינטואיטיבית אשר מסוגלת לבאר ולהסביר פעולות מורכבות בצורה מדויקת ומהירה. שפה זו מחליפה את שפת הכתיבה הסטנדרטית ומאפשרת לתאר את הפעולה או המטלה אותה העובד נדרש לבצע באופן ויזואלי ומהיר ליישום.

VOP2

על ידי שימוש בשפה ויזואלית, פעולות מורכבות מאוירות ומודגמות באייקונים ברורים וקלים להבנה הממחישים את התהליך הנדרש. באופן זה, אנו מצליחים לתת מענה להיבטים הבעייתיים שסקרנו:

1. סטנדרטיזציה של תהליכי ייצור והרכבה – תהליכים מוצגים בשפה אוניברסאלית אחת, ייחודית, ברורה, קלה להבנה וסטנדרטית.
2. העברה ל- Turn-key – נתקלת בבעיה לתרגם מעברית לאנגלית? לרוסית? ומה עם סינית? על ידי שימוש בשפה הויזואלית כל הידע המקצועי, המומחיות והכישורים הנדרשים מתועדים בשפה אוניברסאלית אחת. תשכחו מלוקליזציה של ידע!
3. צמצום משך הכשרה של עובד חדש – מידע המועבר באופן ויזואלי קל יותר להבנה ולאימוץ – זה בטבע שלנו. זה באמת קל יותר לעקוב אחר איורים פשוטים מאשר לקרוא ולהבין משפטים ארוכים ומורכבים המתארים את אותה פעולה בדיוק..

VOP1

תגובות? הערות? בקשות מיוחדות? נשמח לענות ולספק מידע.

מיכאל
תחום תיעוד והדרכה
גלילי בע”מ